経費を正しく計算して確定申告するためには、必要な書類を適切にまとめておく事が重要です。中でも領収書は枚数が多く、管理が煩雑になってしまうケースも少なくありません。自社で正確に領収書をまとめるためには、ある程度のノウハウが必要になるでしょう。確定申告の際に慌ててしまわないよう、本稿では領収書のまとめ方を中心に紹介します。
領収書についての基礎知識
確定申告でなるべくミスをしないためには、領収書についての知識を深めておく事が大切です。基本的なものとして最低限以下のポイントを押さえておきましょう。
領収書の必要項目
確定申告で計上した経費を税務署に認めてもらうためには、その金銭のやり取りについて事実関係を明確にする必要があります。領収書という書類はそのための情報が詰め込まれているため、確定申告に用いる基本的な書類となっているのです。領収書には具体的に「取引の日付」「金額」「宛名」「支払い先(発行元)」「但し書き」といった項目が記載されています。
消費税の確定申告を行う場合、宛名を「上様」のように省略出来る発行元は小売店や飲食店などに限られるので注意が必要です。支払い先は企業名・住所・連絡先の3点が記載されているかどうかをしっかりと確認しておきましょう。また、但し書きとして「お品代」という記載が広く知られていますが、金銭の用途は出来るだけ具体的にしておくのが望ましいです。「事務用品代として」「食事代として」「書籍代として」といった具合に記載してもらうのが良いでしょう。
領収書の保管期限
確定申告に使用した領収書はすぐに廃棄して良い訳ではありません。税務署では問題や疑問点のある申告に対しては過去に遡って該当者へ確認を行うため、当時の資料として申告者の手元で書類を保管しておく事が義務付けられているのです。書類によって設定されている保管期限はまちまちですが、企業が確定申告に用いる領収書の保管期限は7年間となっています。
領収書が手元に無い場合
「うっかり領収書をもらい忘れた」「領収書を紛失した」などの理由から、手元に領収書が残っていないというケースも少なくありません。確定申告において領収書が必須となっている訳ではないため、代わりとなる書類を用意出来れば問題ありません。例えば支払い先で発行されるレシートがその代表例です。レシートには領収書よりも事細かに金銭の使途が記載されているため、場合によっては領収書よりも有効な書類として見なされる事もあります。ただし、原則として領収書とレシートは同時発行が出来ない(二重の経費精算防止のため)ので留意しておきましょう。交通費や慶弔費などのようにレシートも領収書も発行されない場合は、社内で出金伝票を作成して対応するのが一般的です。
領収書のまとめ方
領収書をまとめる際にはカテゴリー別に仕分ける必要があります。仕分け方に決まりが設けられている訳ではないので、自社の都合に合わせて仕分けして問題ありません。一般的には以下のような方法で仕分けられる事が多いので覚えておきましょう。
月別
領収書を月別に仕分けてまとめておく手法は多くの企業で実践されています。こうする事でその月にどれくらいの支出があったのかを把握しやすく、経理面でのメリットが大きいのです。1ヶ月ごとでこまめにまとめておくと紛失のリスクも低くなります。一方、経費を使用する従業員の数や取引先が多いと確認したい領収書を探し出すのに時間がかかるという点には注意しておきましょう。
取引先別
主要取引先がある程度決まっている場合には、取引先ごとに領収書をまとめておくというのも1つの手段です。リース品や備品の発注、業務の外注費などコストの内訳を分析しやすくなります。コスト管理の利便性が高い反面、取引先が多ければ多いほど仕分けの手間が大きいです。
さらに細かい仕分けが必要な場合
大企業では領収書の枚数が多く、月別や取引先別だけでは仕分けが十分でない状態になる事もあります。そのような場合は大まかに月別で仕分けた後、さらに細かく仕分けを行っているケースが多いです。具体的には従業員・費目・支払い方法・部署といったカテゴリーに分類すると良いでしょう。
領収書のまとめ方
紙媒体の領収書を管理するには、適切な方法でまとめておく必要があります。引き出しに溜め込んでおくだけでは劣化や紛失の恐れもあるので、以下のまとめ方を参考にしてみてください。
封筒にまとめる
領収書を封筒にまとめておく方法は手軽で手間がかからないため、比較的多くの企業で実践されています。1つの封筒にすべての領収書を入れるのではなく、月別や取引別などカテゴリーごとに封筒を用意してください。他の業務で使用している封筒と間違えないように、目立つ色の封筒にしておくのがおすすめです。また、中で領収書がごちゃ混ぜにならないよう日毎にホッチキスで留めておくと良いでしょう。
ファイルにまとめる
市販品のファイルには領収書のように細かい書類の管理に適した製品もあるので、そうしたものを導入している現場も多いです。ページごとのファイリングやインデックスの活用によって目的の領収書を見つけやすいので、後々領収書を見直す事が多い企業におすすめと言えます。ある程度場所を取るので領収書の枚数が多い場合はファイルの保管場所を予め確保しておくようにしましょう。
ノートにまとめる
領収書を見返しながらこまめに経費の整合性をチェックしている企業では、領収書専用のノートを作成している場合が多いです。市販のノートに日付順にのり付けしておけば、ノートをめくるだけで経費の流れを把握する事が出来る上に領収書の紛失防止にも繋がります。ただし、のり付けが雑だとページに貼り付いてしまう、一枚一枚貼り付けるため手間隙がかかるという点はデメリットです。
電子化する
ペーパーレス化が進んでいる現代社会では、領収書の電子化も認められるようになりました。電子帳簿保存法が改正された事によって、領収書をスマホやタブレットのカメラで撮影した画像も有効性が認められているのです。撮影した領収書の画像が保存されていれば、原則として原本の保管は必要ありません。なお、撮影用カメラは500万画素以上の画質が必要になるので注意してください。場合によっては改ざん防止のためにタイムスタンプの付与が必要になる事もあります。
領収書の保管時の注意点
領収書は確定申告に使用するための重要な書類であるため、次のポイントに注意して適切な管理を心がけましょう。
文字が消えないように保管する
領収書の代わりにレシートを保管しておく場合は特に、文字が消えてしまわないように注意しましょう。レシートは感熱紙と呼ばれる材質が用いられている事が多く、時間経過で文字が薄くなってしまいがちです。直射日光や高温多湿な環境はなるべくさけて、文字が外側に露出しないように折り畳んでおくと良いでしょう。日付や金額など小さい文字で書かれている情報は裏側にメモしておくと安心です。
保管は記帳が終わってから
うっかりしていると会計処理の済んでいない領収書をまとめてしまいがちですが、後から探し出して記帳し直すのは二度手間です。領収書やレシートは必ず会計処理が済んだ事を確認してからまとめる習慣を社内で徹底しましょう。
電子化の場合は必ず事前の届け出を
領収書を電子化して保存する場合、保存を開始する3ヶ月前までに税務署へ所定の書類を届け出る必要があります。運用開始日までに税務署から審査の連絡がなければ、みなし承認とされて領収書の電子化を開始する事が可能です。ただし、その後には実地審査で法令が遵守されているかチェックが入ります。著しく違反している場合は承認取り消しとなるケースもあるので注意しましょう。
データのバックアップを忘れずに
書類の電子化は保管スペースが不要になり紛失のリスクも低下するなど多くのメリットがあります。しかしその一方でデータの管理には細心の注意が必要です。万一のマシントラブルやヒューマンエラーなどでデータが一瞬にしてすべて消えてしまうという可能性も0ではありません。領収書に限らず、書類を電子化する際には定期的にバックアップを取っておくのがおすすめです。
