「領収書をもらい忘れたときの対処方法が分からない」という人もいるのではないでしょうか。領収書といえば当日発行することが原則ですので、「後日受け取りに行きたいけれど大丈夫かな？」「領収書の再発行って可能？」という疑問が出てくる人もいるでしょう。そこで、この記事では領収書をもらい忘れたときの対応や領収書が必要な理由について詳しく解説していきます。
領収書がなぜ必要なのか？
「取引先との打ち合わせで利用したレストランで領収書を請求したことがある」という人は多いでしょう。しかし、領収書を発行する理由について詳しく知っている人は案外少ないのではないでしょうか。
領収書は購入証明の役割を持つ証憑書類ですので、確定申告や会社の経費精算、税務調査などで必要です。つまり、前述のケースでは会社の経費として飲食代を計上し、正式に課税対象分から控除するために領収書が必要になってきます。サービスを提供する側も、対価として現金を受け取ったら領収書発行の義務を課されます。
領収書が消費税法における証憑書類として認可されるためには、幾つかの要件を満たしていなければいけません。まず、購入者の名前、購入年月日、商品（サービス）名、購入合計金額、購入先名の記載・押印が必要です。消費税込みの金額が5万円を超過した場合は、領収書に収入印紙を貼る必要があります。5万円以上100万円未満は200円で、100万円以上200万円未満であれば400円分の収入印紙が必要です。
領収書は書き方にもいくつかのポイントがあります。まず、日付は略さずにきちんと明記しなければいけません。年号は西暦を使っても和暦を用いても問題なく申請できます。宛名はできるだけ上様は避けて、正式な個人名もしく企業名を記載しましょう。
金額の記入の際には、金額改ざん防止のために数字の先頭に「￥」を記載し、最後には「._」を付けることが推奨されています。但し書きには具体的な商品名を記入し、軽減税率対象品目が含まれている場合はその旨明記しておきます。
領収書はサービスを提供した側が記載し、領収書の押印は企業名が記載されている角印を使うのが一般的です。また、領収書発行の際に書き損じた場合、領収書を破いて処分はNGです。領収書に記載されている通し番号が続いていなければ、領収書としての効力がなくなってしまいます。
中には、「レシートは領収書の代用として効力があるのか」という疑問を持った方もいるでしょう。結論から言うと、レシートは領収書の代用として用いることが可能です。ただし、上記に記載した必要事項すべての記載があるレシートに限ります。
税務上は領収書よりも信憑性が高い証憑書類はレシートです。レシートは商品の詳細が明記してありますが、領収書は手書きであるために購入したサービス内容が不明瞭な場合も少なくありません。また、改ざんして記入している可能性もありますので、信憑性が高いのはレシートであると評価されています。
ただし、印紙の添付が必要な高額な金額であれば、できる限り領収書を発行してもらいましょう。領収書にサービスの詳細が記載できない場合は、請求書とセットで保管しておくことも大切です。領収書は発行者・受け取り者双方で保管の義務があります。領収書の保管義務期間は基本的に7年間です。
領収証をもらい忘れた場合の対応は？
もし領収書をもらい忘れた場合は、自分自身の出費になってしまうのでしょうか。領収書をもらい忘れた状況にもよりますが、必ず自分自身で支払わなくてはいけないとは限りません。一般的にはいくつかの対処方法があります。
領収書をもらい忘れたときは、初めにレシートの有無を確認しましょう。前述しましたが、レシートは基本的に領収書の代用として用いることができます。財布やバッグの中をチェックして、レシートを探してみることが大切です。
レシートがなかった場合は、領収書の再発行を依頼します。店舗によってはレシートがなければ対応不可の場合もありますが、まずはサービスを利用した日時、購入したサービス内容を具体的に説明する、もしくは実際に購入した商品を店舗側に提示して発行を依頼してみましょう。
領収書の再発行ができなかった場合は、店舗側に購入証明書または支払証明書の発行を依頼しましょう。これらの書類は領収書の代わりとなります。ただし、場合によっては発行料金が必要です。
購入証明書や支払証明書の発行ができない場合は、自社で出金伝票を切ってもらうこともできます。領収書をもらい忘れた経緯を経理担当者に報告し、出金扱いで計上してもらうことも可能です。ただし、出金伝票を利用した場合、必ず経費としての申請が通るとは限りません。税務署は「反面調査」と言われる調査を行い、支払の事実を確認しているためです。もし反面調査で支払確認が取れない場合は、出金伝票での支払いが認められないことになります。
出金伝票を領収書の代わりにするためには、支払いがあった日時やサービス内容、具体的な支払金額を正確に報告しておくことがポイントです。正確な情報であれば、税務署が反面調査を実施した場合でも問題なく申請が通ります。ちなみに、反面調査とは税務調査対象者ではなく、出金先の事業所や取引先で行う調査です。
領収書をもらい忘れたとき、もしカードで支払ったならカードの支払明細書も領収書の代わりになります。カードの支払明細書はレシートよりも若干大きいサイズで、レシート同様に支払期日や購入内容が記載されています。
自宅で行われたホームパーティの会費や企業の祝賀会に参加した場合などは、領収書を発行していないこともあります。このような場合は、パーティの招待状や招待メールをデータ化して保存しておくと、領収書を受け取れなくても経費として申告することが可能です。あらかじめパーティの主催者に領収書発行を依頼しておくのも一つの方法です。「会社に提出の義務がある」と相手側に伝えておくと、比較的スムーズに領収書発行を受け付けてくれます。
また、バスや電車などの公共の交通機関を利用した場合、領収書が発行されないこともあります。乗務員に伝えると発行している事業所が多いですが、駅が混雑している場合など人の流れに押されて領収書の発行を阻まれることもあります。公共交通機関を利用して領収書の発行ができなかった場合は、自分自身で乗車した交通機関や時刻、料金などをメモしておきましょう。しっかりと記録が残っていれば、経費として申請することが認められます。
「領収書が大量に溜まって保管に困っている」という場合は、スマートフォンなどを利用して領収書を撮影しましょう。2017年以降、写真撮影した領収書も正式な領収書として認可されるようになりました。ただし、500万画素以上のカメラを利用するという規定がありますので、事前に使用しているスマートフォンの画素を確認しておきましょう。
領収書と領収証の違いは？
領収書と領収証に明確な違いはありません。どちらも特定のサービスを購入した場合に発行される公的な証明書として認可されています。民法上の正式名称はどちらも受領証書です。しかし、国税庁では領収書が広義、領収証は狭義の意味合いがあると表明しています。国税庁の定義の元、領収証は領収書の中にある一つの証明書の形と捉えると良いでしょう。
民間企業が発行した場合は領収書、金融機関や公的な機関が発行した場合は領収証と記載されていることが一般的です。その他には、大手オフィスメーカーが事務用品として販売している製品も領収証と記載されているケースが多く見られます。
