法人化すれば、なんでも経費で落とせると思っていませんか？法人ならば、自由に経費計上できるイメージをお持ちの経営者の方も多いかもしれません。
しかし、実際には法人といえども、適切な範囲でしか経費計上できません。事業に関係のない支出を無理に経費計上すると、税務調査で指摘されるリスクがあるのです。
では、法人が経費として落とせる範囲とは、どこまでなのでしょうか。経費計上の正しいルールを理解し、節税と適正経理のバランスを取ることが、健全な経営には欠かせません。
本記事では、法人がなんでも経費で落とすことができるのか、というよくある疑問について、専門家の視点からわかりやすく解説します。
経費計上のメリットとデメリット、経費として認められる費用の具体例、経費処理の注意点など、法人経営に役立つ情報が満載です。
適切な経費計上の方法を身につけて、税務リスクのない堅実な経営を目指しましょう。ぜひ最後までご一読ください。
法人の経費計上とは
経費計上の基本概念
経費計上とは、事業を行うために必要とした支出を、企業の利益から差し引くことを指しています。法人税の計算上、利益から経費を引いた額に税率を掛けて納税額が決まるため、経費計上は節税につながる重要な手段となっています。
経費として認められるためには、支出が事業に関連していることと、金額が適正であることが求められます。単に領収書があるからといって、すべてが経費になるわけではありません。法人といえども、経費計上には一定のルールがあることを理解しておく必要があります。
経費の種類としては、旅費交通費、通信費、広告宣伝費、接待交際費など、さまざまなものがあります。それぞれ経費として認められる範囲が異なるため、経理担当者は税法上の取り扱いを正しく理解しておくことが重要です。曖昧な支出については、税理士など専門家に相談するのも良いでしょう。
経費計上のメリットとデメリット
経費計上の最大のメリットは、節税効果です。法人税の計算において、所得から経費を差し引くことで課税所得が減り、結果として納税額を抑えることができます。会社の収益性を高めるためには、適切な経費計上は欠かせません。
また、経費計上は事業の実態を財務諸表に反映させる意味もあります。収益に対してどれだけのコストをかけているのか、会社の財務状況を正しく把握するためにも、経費計上は重要な役割を果たしています。
一方で、経費計上にはデメリットもあります。安易に経費で落とそうとするあまり、必要以上の支出をしてしまうケースがよく見られます。経費として計上できたとしても、それは会社のお金が外に出ていくことを意味します。キャッシュフローの悪化につながりかねないため、経費の管理はしっかり行う必要があります。
また、グレーゾーンの支出を経費計上すると、税務調査で指摘を受けるリスクもあります。経費の証拠書類が不十分だったり、私的な支出を経費に混ぜたりしていると、ペナルティを課される恐れがあるのです。適切な経費計上を心がけ、リスクに備えることが大切だと言えるでしょう。
経費として認められる費用の範囲
事業関連性の判断基準
法人がある支出を経費として計上できるかどうかの判断基準は、その支出が事業を行ううえで必要なものかどうかにあります。仮に支出に関連する領収書等があったとしても、それだけでは経費にはなりません。事業との関連性を合理的に説明できることが求められるのです。
例えば、接待交際費として飲食代を経費計上する場合、単に会食したというだけでは不十分です。その会食が事業上の目的を持ち、取引関係の構築や強化につながるものであることを示す必要があるでしょう。
また、支出の金額についても注意が必要です。事業関連性があったとしても、必要以上に高価なものを購入したり、過剰なサービスを利用したりすると、経費として認められない可能性があります。支出の金額が事業規模に見合ったものであるか、慎重に検討することが大切だと言えます。
事業関連性の判断は、税務署の判断に委ねられる部分も大きいため、グレーゾーンの支出については専門家に相談するのが賢明です。少しでも疑問に感じる支出は経費計上を避け、確実に説明できるもののみを計上するようにしましょう。
経費として認められる具体例
旅費交通費
事業に関連した出張や外出の際にかかった交通費や宿泊費は、旅費交通費として経費計上できます。電車賃やバス代、タクシー代、高速道路の通行料、ガソリン代、出張先での宿泊費などが該当します。
ただし、出張の目的が事業に関連したものであることが条件となります。プライベートな旅行の交通費や宿泊費を計上することはできません。出張の際は、目的や日程、同行者などを記録しておくと、後々経費の妥当性を説明しやすくなります。
また、出張の際の交通手段や宿泊先を選ぶ際は、合理的な範囲内での選択が求められます。極端に高額な運賃や宿泊費は、経費として認められない可能性があります。事業上必要な範囲での支出を心がけることが大切です。
通信費
インターネットや電話、郵便など、事業に関する通信費用は経費計上が可能です。固定回線の月額利用料はもちろん、スマートフォンの通信料についても業務での利用分は計上できます。
ただし、固定電話やスマホを業務とプライベートで併用している場合は、按分して経費計上する必要があります。例えば、使用頻度に応じて7対3や6対4で按分するなどの方法があります。按分方法は合理的であれば、社内で定めたルールに従って計算して問題ありません。
会社でWebサイトを運営している場合、サーバー費用やドメイン代なども通信費の一部として経費計上できます。Webマーケティングに力を入れている企業の場合、こうした費用が経費全体に占める割合は少なくありません。事業内容に応じた適切な経費処理を行うことが求められるでしょう。
広告宣伝費
事業を宣伝するための広告費用は、広告宣伝費として経費計上が認められています。テレビCMやラジオCM、新聞や雑誌の広告掲載料、Webサイトのバナー広告費用など、さまざまな広告媒体での出稿が対象になります。
看板や販促チラシの制作費、のぼりや横断幕の印刷費なども広告宣伝費の範疇です。展示会やセミナーへの出展料、イベントの協賛金なども事業宣伝の一環として計上が可能です。
広告宣伝費は幅が広い経費科目ですが、事業との関連性は常に意識する必要があります。従業員のユニフォーム代や事務所の装飾費など、一見事業と関係なさそうな支出も、宣伝効果を合理的に説明できれば、広告宣伝費として経費計上できる場合があります。
ただし、あまりに私的な色合いが強い支出は計上が認められないこともあります。例えば、社長の趣味のゴルフ大会への協賛金などは、会社の宣伝とは見なされにくいでしょう。状況に応じて適切な判断を下すことが求められます。
接待交際費
取引先との会食費用やお土産代、慶弔費用などは、接待交際費として経費計上できます。ただし、接待交際費には一定の制限があり、資本金の額や事業年度の所得金額によって、損金算入できる限度額が決められています。
事業関連性の立証という点でいえば、接待交際費は特に慎重に扱う必要があります。誰とどこで何の目的で会食したのか、具体的に記録しておくことが大切です。
領収書には、支出日時や金額、目的だけでなく、参加者の氏名や役職も記入しておきましょう。相手が取引先の場合は会社名も必要です。会食の目的が曖昧だったり、宛名が会社名でなかったりすると、経費として認められないケースがあります。
贈答品については、取引先への配布数が社会通念上一般的な範囲内にあることが求められます。数量が明らかに過剰な場合は、課税対象になる可能性があります。常識の範囲内での贈答を心がけることが肝要だと言えるでしょう。
経費として認められない費用の例
プライベートな支出
法人の経費は、あくまで事業に関連したものに限定されます。例えば、社長が個人的な趣味で購入したゴルフクラブやコレクションの費用を、会社の経費として計上することはできません。
社長や役員の家族旅行の費用を経費で落とすのも、原則としてNGです。プライベートな支出と会社の支出は、明確に区別する必要があります。
中には、プライベートな飲み会の費用を接待交際費として処理したり、家族の食事代を会議費として計上したりする例もありますが、税務調査で指摘されるリスクが高いので避けるべきです。
プライベート色の強い支出を経費計上する際は、事業との関連性を明確に説明できるようにしておくことが大切です。証拠書類の保管を徹底し、税理士に相談しながら処理することをおすすめします。
過度な高級品の購入
必要以上に高価な物品を購入し、経費計上するのは好ましくありません。事務机や椅子、ロッカーなどの備品は、一般的なものを選ぶのが賢明です。社長室だからと言って、高級な家具を購入するのは避けた方が良いでしょう。
会社の福利厚生として、従業員にプレゼントを配る際も注意が必要です。余りに高価すぎるプレゼントは、経費として認められない可能性があります。品物の選定は、社会通念上妥当な範囲内で行うようにしましょう。
特に、外車や高級腕時計、宝飾品などを経費で購入するのは厳禁です。事業に直接関係のない贅沢品は、仮に領収書があっても経費にはなりません。
役員報酬についても、世間一般の感覚からかけ離れた高額報酬は、経費として損金算入が認められないことがあります。役員報酬の金額設定は、企業の規模や業績とのバランスを考えて、適正な水準にすることが大切だと言えるでしょう。
罰金や違反金
スピード違反といった法令違反に基づく罰金は、原則として経費に計上することができません。たとえ業務中の違反だったとしても、会社都合の支出とは認められないのです。
駐車違反の反則金や、各種の延滞金なども、経費にはなりません。こうした費用を経費として処理すると、税務署から会社のコンプライアンス意識の低さを指摘されかねません。
会計処理上は、罰金や違反金は「雑損失」などの勘定科目で処理します。損金算入はできませんが、罰則があった事実は正しく記録しておく必要があります。
一方で、業務上やむを得ず支払った罰金については、例外的に損金算入が認められるケースもあります。建設業で深夜工事を行った際の騒音に関する罰金など、合理的な理由があれば経費計上できる場合があるのです。とはいえ、あくまで例外的な処理になるため、安易に経費にするのは避けた方が無難でしょう。
経費計上における注意点
領収書や証拠書類の保存
経費計上に欠かせないのが、領収書や証拠書類の保存です。外注費や消耗品費などの支払いでは、相手先から領収書を受け取り、経理処理の際に添付する必要があります。
宛名が会社名でない領収書や、但し書きが具体的でない領収書は、経費として認められないことがあります。交際費などの場合は、目的や参加者を領収書の余白や別紙に記入しておくと良いでしょう。
最近は、会計システムのクラウド化が進んでいます。領収書をスマホで撮影し、クラウド上で電子保存する企業も増えています。紙の領収書だけでなく、データとしての保管にも気を付ける必要があります。
証拠書類の保存期間は、原則として7年間とされています。税務調査に備えて、年度ごとにまとめて整理保管しておくことが大切です。経費の書類は、いつ税務署の調査が入っても対応できるよう、すぐに取り出せる状態にしておきましょう。
保存書類が不十分だと、経費として認められないケースがあります。領収書等の紛失は、会社の管理体制の甘さを指摘されるリスクにもつながります。日頃から書類の整理整頓を心がけ、経理担当者の引き継ぎもスムーズに行えるようにしておくことが大切だと言えるでしょう。
また、近年はクラウド会計ソフトの導入により、領収書や請求書をデータで保管する企業が増えています。電子帳簿保存法の改正により、2022年1月以降は、税務署長の承認を受ければ、原則としてすべての書類の電子保存が可能になりました。テレワークの広がりなどを背景に、ペーパーレス化の動きは今後ますます加速していくと予想されます。
税務調査時のリスク管理
税務調査は、数年に一度のペースで行われるのが一般的です。調査の対象となった場合、経費の計上方法や証拠書類の保管状況などが詳しくチェックされます。
経費の妥当性に疑義があると判断されると、その分の金額が損金不算入となり、追徴課税を受けるリスクがあります。加算税や延滞税を合わせると、予想外の支払いを迫られる可能性もあるのです。
リスクを最小限に抑えるには、普段から適切な経理処理を行うことが何より大切です。特に、交際費や旅費交通費など、税務署が注目しやすい経費科目については、証拠書類の保管を徹底し、事業との関連性を明確にしておく必要があります。
税務調査は念入りに行われるため、一度指摘を受けると、その後の調査でも狙われやすくなります。日頃の処理に不備がないか、定期的にチェックし、改善の機会を設けることが重要だと言えるでしょう。
経費と資産の区別
経費と資産は、会計処理上区別する必要があります。どちらも会社のお金を使って購入するものですが、耐用年数が1年以上で、取得価額が10万円以上の場合は、資産として計上しなければなりません。
事務机や応接セット、パソコン、社用車などは、原則として資産に計上します。これらは長期にわたって使用するものなので、購入時に全額を経費にすると、費用と収益の対応関係が崩れてしまうのです。
資産として計上した場合は、耐用年数に応じて毎年減価償却費を計上していきます。償却費は、毎期の経費として損金算入されます。事業で使用する建物や設備などは、適切な償却を行い、計画的にコストを振り分けていくことが大切だと言えるでしょう。
なお、「少額減価償却資産の特例」を使えば、取得価額が10万円未満の資産は、事業供用時に全額を損金算入できます。コピー機やプリンター、事務用の椅子などは、経費として一括処理する企業も少なくありません。経費と資産の区別は、金額基準だけでなく、使用実態に即して適切に行うことが求められます。
適切な経費計上のためのポイント
専門家への相談
法人の経費計上は、税法の知識や会計処理のノウハウが求められる分野です。自社の経理担当者だけで判断するのは難しいケースも少なくありません。判断に迷う場合は、税理士など外部の専門家に相談するのが賢明だと言えるでしょう。
税理士は、税法に精通しているだけでなく、多くの企業の事例に接してきた経験を持っています。グレーゾーンの経費であっても、事業との関連性の説明方法を適切にアドバイスしてくれます。
相談を通じて、経費計上に関する基本的なルールを再確認できるのもメリットの一つです。日常的な経費処理にも役立つ知識が身につき、会社の経理レベルの向上にもつながるでしょう。
顧問税理士がいる場合は、定期的に報告や相談の機会を設けると良いでしょう。日頃から顧問先の事業内容を理解してもらうことで、いざという時に的確なサポートを受けやすくなります。経費計上のプロとしての視点を経営に生かせば、効果的な節税対策にもつなげられるはずです。
社内ルールの整備
経費計上をめぐるトラブルを防ぐためには、社内のルールを明確にしておくことが大切です。「旅費規程」や「経理規程」などを作成し、役員や従業員に周知することをおすすめします。
例えば、出張の際の交通手段や宿泊施設の選定基準、宿泊費の上限額などを定めておけば、役職によって経費の使い方が大きく異なるような事態を避けられます。出張旅費の精算方法や、経費立替の手続きなどについても、ルール化しておくと良いでしょう。
飲食を伴う交際費についても、1回あたりの支出限度額を設けている企業は少なくありません。経費の目的や金額を、稟議書などで事前申請する仕組みを導入するのも一案です。
社内ルールは、会社の規模や業態によって異なります。画一的なものではなく、自社の実情に合ったものを整備することが何より大切だと言えます。役員のコンセンサスを得ながら、現場の意見も反映させて、浸透しやすいルール作りを心がけましょう。
定期的な経費見直し
経費計上のあり方は、会社の成長段階によって変化するものです。事業の拡大に伴い、必要な経費の範囲も広がることが少なくありません。一方で、業績が悪化した時期には、経費の削減が求められるケースもあるでしょう。
経費計上が適切に行われているかどうかを定期的にチェックし、必要に応じて見直しを図ることが大切だと言えます。日常的な経費の申請・承認フローに問題がないか、証拠書類の保管は適切に行われているかなど、経理の現場を定期的に点検する習慣を持つことが求められます。
経費の使途や金額を部門別に集計し、費用対効果の検証を行うのも有効でしょう。無駄な出費がないか、削減の余地がないかを常にウォッチすることが、効率的な経営にもつながります。
決算や税務申告の機会には、計上した経費を改めて見直してみると良いでしょう。決算整理の中で、適切な経費処理が行われていなかった事例が発見されるケースは少なくありません。見直しを通じて、経理体制の改善にもつなげていくことが重要だと考えられます。
法人の経費計上のまとめ
法人がなんでも経費で落とせるわけではありません。事業に必要な支出で、金額が適正な範囲内である必要があります。
プライベートな飲食代や家族旅行の費用などを安易に計上すると、税務調査のリスクが高まります。過度に高価な物品の購入や、罰金・違反金の計上にも注意が必要です。
経費計上の判断に迷ったときは、税理士など専門家に相談するのがおすすめです。日頃から適切なアドバイスを受けられるよう、顧問契約を結んでおくのも有効でしょう。
社内規程を整備して経費のルールを明確にしたり、定期的に経費の見直しを行ったりするのも大切です。会社の成長ステージに合わせて、経費のあり方を柔軟に変えていくことが求められます。
適切な経費計上を行い、無理のない節税対策を進めていきましょう。健全な経営は、適正な経理から始まります。
| 項目 | ポイント |
|---|---|
| 経費計上の基本 | 事業に必要な支出で、適正な金額であること |
| 経費として認められるもの | 旅費交通費、通信費、広告宣伝費、接待交際費など |
| 経費として認められないもの | プライベートな支出、過度な高級品、罰金や違反金など |
| 経費計上の注意点 | 証拠書類の保管、税務調査への備え、経費と資産の区別 |
| 適切な経費計上のために | 専門家への相談、社内ルールの整備、定期的な経費見直し |
