領収書の宛名に「上様」と書くこと、あなたも経験があるのではないでしょうか。
店員さんに「上様でよろしいですか？」と聞かれて、何となく「はい」と答えてしまった記憶はありませんか。
でも、実は「上様」と書かれた領収書には問題があるのです。経費精算の際にトラブルになることも。
本記事では、「上様」の意味や由来、使っていいケースと避けるべきケースを詳しく解説します。これを読めば、適切な領収書の宛名の書き方がわかります。
あなたの経費精算を正しく行うために、ぜひ参考にしてください。
領収書の宛名に「上様」と記載することの意味
「上様」の由来と読み方
「上様」という言葉は、江戸時代に将軍を指す言葉として使われていました。「じょうさま」と読むのが一般的ですが、「うえさま」と読んでも間違いではありません。
領収書の宛名に「上様」と書くのは、相手の名前を直接呼ぶことを避けるためだと言われています。目上の人やお客様に対して、敬意を込めて使われるようになったのです。
「上様」は、不特定多数の人に対して使える言葉なので、領収書の宛名として便利に使われています。個人名や会社名を聞き取るのが面倒な時などに重宝するでしょう。
「上様」と記載する理由
領収書の宛名に「上様」と書く理由は、主に次の2つが考えられます。
1つ目は、宛名を聞くのが面倒だからです。特に飲食店などで会計時に領収書をもらう際、混雑していると宛名を1つ1つ聞いていては時間がかかってしまいます。そのため、「上様でよろしいですか？」と聞かれることが多いのです。
2つ目は、相手への配慮からです。宛名を聞かれた時に、個人名や会社名を言いづらい人もいるでしょう。プライバシーの観点から、名前を伏せたい人もいます。そういった相手のために、「上様」という選択肢を用意しているのです。
領収書の宛名を「上様」とすることの問題点
税務上のリスク
領収書の宛名が「上様」だと、税務調査でトラブルになる可能性があります。税務署から見ると、経費の支出先が不明確だと判断されるからです。
本来、経費計上するためには、いつ、誰に、いくら支払ったのかを明確にしなければなりません。宛名が「上様」だと、支払先が特定できません。個人的な支出を会社の経費に混ぜている疑いをかけられるかもしれません。
高額な支出や、通常の業務とは異なる支出は、特に注意が必要です。宛名は正式な会社名や個人名を記載し、あやふやな部分を作らないようにしましょう。千代田区税理士に相談して、適切な処理方法を確認しておくのも良いでしょう。
経費精算における注意点
会社の経理担当者は、経費精算の際に領収書の宛名をチェックします。「上様」宛の領収書だと、以下のような問題が生じます。
・支出の妥当性を確認できない
・経費の支払先が不明確で、分類しづらい
・不正経理のリスクがある
会社によっては、「上様」宛の領収書は経費として認められないことがあります。従業員は、経費精算のルールを事前に確認しておく必要があります。
「上様」宛の領収書しかない場合は、別途の補足資料を用意するなどの対応が求められます。支出内容や支払先が分かる書類を添付するなどして、経理担当者の確認作業をサポートしましょう。
「上様」宛の領収書が認められるケース
小売業や飲食業などの少額取引
「上様」宛の領収書でも、問題なく経費計上できるケースがあります。それは、小売業や飲食業などの少額取引です。
スーパーやコンビニ、飲食店などでは、少額の買い物をすることが多いですよね。レジが混雑している時に、いちいち宛名を聞いていては効率が悪くなります。そのため、「上様」で済ませることが一般的なのです。
このような少額取引の場合、税務署も宛名の正確性をそこまで重視しません。「上様」と記載されていても、レシートなどの補足資料があれば、経費として認めてもらえるでしょう。
ただし、会社の経理ルールによっては、少額でも「上様」は認められないことがあります。従業員は、社内規定を確認しておくことが大切です。
レシートでの対応
「上様」宛の領収書しかない場合は、レシートで代用するのもひとつの方法です。
レシートには、支払日時や購入内容、支払金額などが記載されています。取引内容が分かるレシートであれば、経費の証明として使えるのです。
飲食店の場合、レシートには人数や注文内容まで細かく書かれていることがあります。宴会などの飲食代は、高額になりがちです。レシートを添付しておけば、支出の妥当性を説明しやすくなるでしょう。
レシートを経費の証憑資料として使う際は、以下の点に注意が必要です。
・支払日時、支払先、支払金額が記載されているか
・購入内容が分かるか
・宛名の代わりに、自分の名前を書いておく
宛名の無いレシートしかない場合は、メモ欄などに自分の名前を書き加えておきましょう。第三者が見ても、誰の支出か分かるようにしておくのがポイントです。
「上様」宛の領収書が認められないケース
高額な取引や特定の業種
「上様」宛の領収書は、高額な取引や特定の業種では認められないことがあります。
たとえば、10万円以上の高額取引の場合、宛名が「上様」だと経費計上が認められないことがあります。税務署から見ると、不正経理の可能性が高いと判断されるためです。
また、建設業や製造業など、一定金額以上の取引には注意が必要です。これらの業種では、下請け業者への支払いが多額になる傾向があります。「上様」宛の領収書では、支払先が不明確になってしまいます。
特定の業種において、「上様」宛の領収書が認められないのは、以下のような理由があるからです。
・高額取引が多く、不正経理のリスクが高い
・下請け業者への支払いが多額になる
・取引先との関係性を明確にする必要がある
高額な取引や特定の業種においては、正式な宛名が記載された領収書を用意するようにしましょう。支出の透明性を高め、税務署の疑念を招かないことが大切です。
会社の経費精算ルール
会社によっては、独自の経費精算ルールを設けていることがあります。たとえば、以下のようなルールです。
・領収書の宛名は、必ず会社名または個人名とする
・「上様」宛の領収書は、一切認めない
・「上様」宛の領収書は、一定金額以下のみ認める
従業員は、自社の経費精算ルールを理解し、それに従う必要があります。ルールを守らない場合、経費が認められないだけでなく、処分の対象になることもあります。
「上様」宛の領収書について、会社のルールを知らなかったでは済まされません。経理担当者に確認するなどして、ルールを把握しておくことが大切です。千代田区税理士に相談して、会社の経理規定に適合した処理方法を学ぶのも有効です。
会社のルールは、業種や企業規模によって異なります。自社のルールを理解し、適切な領収書を用意できるようにしましょう。
適切な領収書の宛名の書き方
会社名や個人名の正式な記載方法
領収書の宛名は、正式な会社名や個人名を記載するのが原則です。以下のような書き方が適切とされています。
・会社の場合：「株式会社○○御中」「○○株式会社御中」
・個人の場合：「○○様」「○○御中」
会社名を記載する際は、「株式会社」などの法人格を省略しないようにします。正式な企業名を書くことで、取引の信頼性が高まるのです。
個人名を記載する際は、姓と名の間にスペースを空けるのが一般的です。「様」や「御中」をつけるのを忘れないようにしましょう。
宛名の記載は、取引先に失礼のないよう丁寧に行うことが大切です。記載方法に迷ったら、取引先に確認するのも良いでしょう。
略称や省略形の使用について
会社名や個人名を略称や省略形で記載するのは、避けた方が無難です。
たとえば、「株式会社○○」を「（株）○○」と省略するのは好ましくありません。法人格は正式に記載し、企業名も略さずに書くのがマナーだからです。
ただし、取引先から略称や省略形の使用を依頼された場合は、その指示に従います。取引先の意向を尊重することが、良好な関係を築くポイントとなります。
社内文書などで社名を省略する場合は、社内の表記ルールに従いましょう。対外的な文書では、正式な表記を心がけることが大切です。
略称や省略形の使用については、取引先との関係性や、文書の種類に応じて適切に判断する必要があります。
「上様」と記載された領収書を受け取った場合の対処法
発行者への訂正依頼方法
「上様」宛の領収書をもらった場合、発行者に宛名の訂正を依頼するのが良いでしょう。以下のような手順で対応します。千代田区税理士に相談して、適切な訂正依頼の方法を確認しておくと安心です。
1. 発行者に連絡し、宛名の訂正を依頼する
2. 正式な宛名を伝え、再発行してもらう
3. 訂正された領収書を受け取る
宛名の訂正は、二重線で消して上から書き直すのが一般的です。ただし、発行者が訂正印を押せない場合は、再発行を依頼するのが無難です。
訂正印がない領収書は、税務署に不審がられる恐れがあります。トラブルを避けるためにも、再発行してもらうのが賢明でしょう。
発行者に宛名の訂正を依頼する際は、丁寧な口調を心がけましょう。強い口調で要求するのは避け、お願いする姿勢で臨むことが大切です。
補足資料の準備と保管
「上様」宛の領収書しかない場合は、補足資料を準備しておくと良いでしょう。以下のようなものが該当します。
・レシート
・請求書
・納品書
・見積書
これらの書類は、支出の内容や妥当性を示す証拠となります。「上様」宛の領収書と一緒に保管しておけば、経費精算の際に役立つはずです。
補足資料は、支出の発生した日付順に整理しておくのが良いでしょう。領収書と照らし合わせやすいよう、工夫して保管することが大切です。
電子データがある場合は、紙の書類と一緒に保存しておきます。経理担当者の確認作業がスムーズになるよう、配慮するのがポイントです。
「上様」宛の領収書には、支出内容のメモを添付しておくのも有効です。いつ、どこで、何を購入したのかを書き残しておけば、後から内容を思い出しやすくなるでしょう。
「上様」宛の領収書しかない時は、補足資料を活用して、支出の正当性を示すことが肝心です。日頃から書類の整理を心がけ、経費精算に備えましょう。
領収書の宛名に「上様」と書くことのまとめ
領収書の宛名に「上様」と書くのは、広く使われていますが問題があります。税務調査でトラブルになる可能性があるからです。
会社の経費精算では、原則として正式な宛名を記載するルールになっていることが多いのです。従業員は社内規定を確認し、それに従う必要があります。
ただし、少額の取引など一部のケースでは「上様」が認められます。状況に応じて適切に使い分けましょう。
「領収書 上様と言われたら」正式な宛名を記載してもらうのが賢明です。もし「上様」の領収書しかない場合は、レシートなどの補足資料を添付して経費精算に備えましょう。
| 項目 | ポイント |
|---|---|
| 上様の意味 | 相手への敬意、名前を伏せるため |
| 上様の問題点 | 税務リスク、経費精算トラブル |
| 認められるケース | 少額取引、飲食業など一部業種 |
| 認められないケース | 高額取引、特定業種、社内ルール |
| 適切な宛名 | 正式な会社名・個人名、略称避ける |
| 上様領収書の対処法 | 訂正依頼、補足資料準備 |
