会社に必要な費用を経費で落とすために、領収書を発行して欲しいとお願いする事がありますが、全てのケースで快く応じて貰える訳ではありません。相手先から出せないと言われる場合もあります。領収書を出せないと言われたら、どのように対処すれば良いのでしょうか？また相手側が領収書を発行しないのは、どんな理由があるのでしょうか。
領収書を出せない理由
領収書は、金銭の授受が完了した証拠を示す書類です。領収書が発行されると、二重請求や二重支払いを防ぐ事が出来ます。民法486条でも、代金を支払った者は代金を受領した者に対して領収書の発行を請求できると定めており、もし領収書の発行を拒否された場合は代金の支払いを拒否することも可能なのです。
そのような背景があるにも関わらず領収書を出せないと拒否するのは、いくつかの理由が考えられます。まず1つ目は領収書発行は手間がかかり、面倒くさいという事が考えられます。そもそも飲食店を利用した時や何かお店で購入した時は、支払い時にレシートが発行されます。レシートも代金を支払ったと証明できるものであり、お店側にすれば領収書をわざわざ発行せずとも、レシートで十分と考えるのです。実際、領収書には色々な記載事項があり、1枚発行しようと思えば意外と時間もかかります。
例えば氏名や会社名は正式名称を記載しなければならず、株式会社も省略せずに書く必要があります。金額を記載する際は数字の3桁ごとにカンマを打ち、金額の前には円マーク、最後にはハイフンをつけておきます。またどんな商品を購入したのか、サービスを利用したのかがわかるよう、「お食事代として」や｢お品代として」などと但し書きも記述しておかなければいけません。さらに発行する側の会社名や住所、連絡先の記載も必要です。お店が混みあっており、特に後方に客が並んでいるような状況では、領収書の発行は勘弁して欲しいというのが本音かもしれません。また支払額が5万円以上の場合は、領収書に収入印紙を貼って消印しておく必要があります。5万円以上100万円以下の印紙代は200円ですが、少しでも経費を抑えたい会社にすれば勿体ないと感じてしまうのです。
その他、インターネットで購入した時も手書きの領収書を出してもらうことは出来ません。クレジットカードで支払いをした場合は、領収書を請求できるのはクレジット会社だけです。領収書はあくまでも現金の受け渡し時に発行するものであり、カード払いはカード会社に立て替えて貰っている状態であるため、請求できる権利が無いのです。また領収書を紛失して再発行を依頼した場合も断られる可能性が高いです。中には事情を汲み取って対応してくれる所もあるかもしれませんが、領収書の再発行は経費の水増し請求や二重請求など悪用されるリスクがあるため、発行者側も易々と応じる訳にはいきません。元々は紛失した側に100%非があるため、再発行を無理強いする事は出来ないのです。
レシートでも経費の証拠書類になる
領収書を出せないと言われたら、無理にお願いする必要はありません。もしレシートがあれば、領収書が無くても購入したものを経費扱いに出来ます。税務調査が行われた時にも、領収書が無いと指摘される事もありません。レシートには購入やサービスを利用したお店の名前や日付、品目に単価、取引内容まで印字されています。但し書きに｢お品代として」と書かれている領収書より、経費の中身が具体的でわかりやすい書類と言えます。
一方の領収書には｢いつ｣｢誰から｣｢何を｣｢いくらで｣｢宛名｣の5つが一目でわかるようになっています。この中でレシートには｢宛名｣が記載されていませんが、小売や飲食など不特定多数の客を対象に発行する書類に関しては、宛名を省略しても良い事になっているため問題ありません。また会社で使う物とプライベートで使う物が一緒になったレシートの場合は、プライベート分に斜線なり横線を引いておくと事業用が明確になり、経理担当者の手を煩わせません。
経費の算出には絶対に領収書が必要というイメージを持っている人も多いですが、税務上での評価は異なります。手書きの領収書は、後で金額や相手先の名前を変えるといった不正行為を行えるので、実は筆跡も慎重に確認していかなければならないのです。一方でレジから打ち出したレシートは、手書きで簡単に内容を変えられるものではありません。自分の都合良く改ざん出来ないからこそ、取引の証拠としての信頼性も高く、税務署側も取り扱いしやすいのです。
レシート領収書もない時の対処法
基本的に領収書の発行を依頼した場合は、レシートは回収されることになっています。レシートは領収書と同じ効力があり、2つが手元にあると、二重請求など悪用される可能性があるからです。もちろん処罰を受けるのは悪用した方ですが、場合によっては領収書を発行した側も罪に問われるケースがあります。そのため不正防止の意識が高い会社は、領収書を発行した際のレシートの回収を徹底させているのです。
経費の処理をする際に最も困るのが、領収書を発行してもらった後に紛失させてしまう事です。レシートも回収されていると手元に残っていないため、経費として認めてもらう書類が一切無い状態です。領収書の再発行を依頼してみるのも一つの方法ですが、相手側も不正の共犯の疑惑をかけられるリスクがあるため、再発行の依頼は拒否されるケースがほとんどです。仮に双方の関係性によって了承して貰えた場合は、領収書に｢再発行｣という言葉を書き加えて、不正利用出来ないように対応します。また領収書の再発行は無理でも、購入証明書や支払証明書の発行に応じてくれる所はあります。購入証明書と支払証明書も領収書代わりになるため、困った時は一度相談してみても良いかもしれません。
さらに出金伝票に記録して対処する方法もあります。出金伝票には日付と金額、取引先名や取引内容を記載するのですが、領収書を紛失した時だけではなく、バスや電車を利用した際の交通費、結婚祝いや香典、お見舞金、自動販売機で購入した飲み物など、最初から領収書やレシートが発行されない物の処理にも便利です。出金伝票は文具売り場で気軽に購入できますが、パソコンを用いて自分で作ったものでも認められます。レシートや領収書に比べると、出金伝票の優先順位は低くなりますが、何も書類が残っていない状態では仕方ありません。少しでも信頼度を高めるには、結婚式の招待状や香典を渡した際の礼状など、支払いが発生した証拠としてわかりやすい物も一緒に残しておくのがポイントです。
そしてインターネットでの購入品は領収書はおろか、レシートも入手できませんが、メールでの取引内容をプリントアウトして、領収書代わりにすることが出来ます。どこから誰が購入したのか、購入した日付、金額と購入品さえ記載されていれば、レシートと同等の証拠書類となります。またクレジットカードで支払ったケースでは、お店が発行した利用明細書を残しておくようにします。発行者と宛名、日時に金額、取引内容が記されていると、領収書が無くても経費として計上できます。
